Фактический, прошлый год и бюджет: три сравнения в одной таблице
Одна фактическая цифра, три ориентира. По сравнению с прошлым годом это рост. По сравнению с бюджетом это доставка. По сравнению с прогнозом вопрос в том, может ли кто-нибудь что-либо предсказать. Один и тот же 88 250 может быть одновременно хорошим и плохим месяцем, и в таблице должно быть видно и то, и другое.
Что вы делаете: исправьте порядок столбцов, сгруппируйте каждую ссылку с собственным отклонением и разбейте годовой план на месяцы, прежде чем что-либо суммировать. Ниже приведен макет и одна арифметическая ошибка, из-за которой отчет становится неверным, но при этом он не выглядит неправильным.
Краткая версия. Бюджет отвечает: «сделали ли мы то, что сказали». В прошлом году ответы «растем ли мы». Поместите оба варианта на страницу и позвольте читателю увидеть, когда они не согласны.
Планировка
| Регион | действительный | В прошлом году | против LY | против LY% | бюджет | против ставки | по сравнению со ставкой % |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Север | 131,400 | 118,000 | +13,400 | +11.4% | 120,000 | +11,400 | +9.5% |
| Юг | 88,250 | 81,000 | +7,250 | +9.0% | 95,000 | -6,750 | -7.1% |
| Восток | 139,100 | 146,500 | -7,400 | -5.1% | 140,000 | -900 | -0.6% |
| Запад | 74,800 | 52,300 | +22,500 | +43.0% | 60,000 | +14,800 | +24.7% |
Юг — это строка, которая попадает в таблицу. По сравнению с прошлым годом он вырос на 9,0 процента и отстал от своего плана на 7,1 процента. Оба верны. В отчете, в котором содержится только колонка бюджета, говорится, что у Юга был плохой месяц. В отчете, в котором содержится только колонка за предыдущий год, говорится, что у Юга был хороший год. Таблица с двумя ссылками говорит честную вещь: Юг рос, и кто-то планировал еще больший рост.
Восток — это та же форма, только наоборот. Практически по плану и на 5,1 процента ниже, чем в прошлом году. Если в вашем обзоре рассматриваются только отклонения бюджета, то «Восток» — это строка, которую вы не будете обсуждать до тех пор, пока план будет установлен на уровне прошлого года с небольшим минусом.
Ошибка фазировки
Это тот, который выдает уверенно неверные отчеты. План годовой, 400 тысяч. Прошло восемь месяцев, и фактическое число на сегодняшний день составляет 268 000. Кто-то пишет 268,000 / 400,000 и сообщает о 67 процентах плана, что можно считать серьезным промахом.
Это промах против ничего. Восемь из двенадцати месяцев составляют 66,7 процента года, поэтому 268 000 против линейного поэтапного 266 667 — это всего лишь волосок. предстоящий.
| сравнение | Работающий | Результат | Истинный? |
|---|---|---|---|
| С начала года по сравнению с годовым планом | 268,000 / 400,000 | 67% от плана | бессмысленный |
| С начала года по сравнению с прямыми 8 месяцами | 268,000 / 266,667 | +0.5% | Только если бизнес плох |
| С начала года против поэтапных 8 месяцев | 268 000 / поэтапный план | Настоящий ответ | Да |
Прямая линия сама по себе является предположением, и плохим для сезонных явлений. Розничный торговец с декабрьским графиком каждый год делает восемь месяцев прекрасными при равномерном поэтапном подходе. Поэтапно составляйте план в соответствии с фактическими доходами компании, сохраняйте поэтапные месяцы как отдельную строку в модели и суммируйте их.
Получение столбца предыдущего года
Два пути, и выбор важнее, чем кажется.
| Подход | Формула | Когда это правильно |
|---|---|---|
| Поиск по листу за предыдущий год | =XLOOKUP(A2,LY!A:A,LY!C:C,"not in LY") | Два отдельных файла, которые не будут перезагружаться |
| Одна длинная таблица, отфильтрованная | =SUMIFS(Amount,Region,A2,Year,$C$1-1) | Все, что обновляется. Предпочитаю это. |
Четвертый аргумент XLOOKUP здесь не является обязательным. Регион, который существует в этом году, а не в прошлом, должен так сказать, а не вернуться #N/A это значение будет сведено к нулю, в результате чего совершенно новый регион будет выглядеть как 100-процентный прирост. Полное сравнение двух функций поиска приведено в ВПР против XLOOKUP.
Какое сравнение относится к какому отчету
| Аудитория | Ведите с | Потому что |
|---|---|---|
| Правление или владельцы | В прошлом году | Они спрашивают, растет ли бизнес |
| Держатели бюджета | бюджет | Они взяли на себя обязательства по количеству и владеют разрывом |
| Операции еженедельно | Прогноз | Действуть можно только с последним просмотром. |
| Кто-то новичок в цифрах | Оба с приговором | Разногласие – это вывод |
Как применить это в своей работе
- Откройте свой ежемесячный пакет и посчитайте опорные точки. Если есть только один, добавьте другой и посмотрите, сколько строк изменят свою историю.
- Проверьте процентное содержание любого года по настоящее время в пакете. Узнайте, является ли знаменатель годовым планом или поэтапным планом на закрытые месяцы.
- Если план прямой, отметьте график прошлого года по месяцам. Если эта линия не является прямой, то поэтапное распределение является вымыслом, а ряды первых лет лестны.
- Переместите каждый столбец отклонения так, чтобы он находился рядом со ссылкой, которой он принадлежит, и поместите в заголовок имя ссылки, а не просто «наш %».
- Добавляйте пометку «не прошлого года», а не ноль для всего нового. Новые строки и дедлайны — это две строки, которые разбивают проценты роста.
Единственная привычка, которую нужно сохранить
Произнесите сравнение вслух, приложив к нему ссылку: «рост на девять процентов». в прошлом году, семь процентов отставание от плана". Процент без ссылки - это не факт, это половина единицы, а недостающая половина - вот откуда спор на собрании.
Был ли в вашем последнем пакете скандал, который превысил бюджет и сократился в прошлом году? Кто-нибудь заметил?
Excel для аналитиков состоит из 378 страниц, на которых каждая формула и диалог читаются по одному, поэтому книга перестает быть местом, где появляются числа, и становится тем местом, которое вы можете проверить.
Excel для аналитиков, 19 долларов США →тот Курс Excel охватывает поиск и макет, а также рост за месяц обрабатывает арифметику времени. О процентных правилах см. ловушки процента дисперсии.
Откройте набор Excel →