Анализ бюджетных и фактических отклонений: ловушка знаков и ловушка процентов

1. Формула дисперсии и ловушка знака

Перед пояснением: обе строки превысили бюджет: выручка на 12 400 долларов США и расходы подрядчиков на 11 800 долларов США. Одна из них – хорошие новости. Скажи что и скажи то, что тебе сказало.

Отклонение представляет собой фактическое значение минус бюджет. Бюджет — это запланированное вами число, фактическое — это число, которое произошло, а отклонение — это разрыв между ними с указанием направления. Доход, заложенный в бюджет в размере 250 000 долларов США и составивший 262 400 долларов США, имеет положительную разницу в 12 400 долларов США. Расходы подрядчика, заложенные в бюджет в размере 20 000 долларов США, которые составили 31 800 долларов США, имеют положительную разницу в 11 800 долларов США.

Та же формула, тот же знак плюса, противоположные значения. Больше дохода, чем планировалось, это хорошо. Больше расходов, чем планировалось, — это плохо. Знак только указывает вам направление промаха; тип линии сообщает вам, помогло ли это направление. Вот почему финансовые команды не доверяют этому знаку. Они добавляют столбец, в котором прямо указывается вердикт: F означает благоприятный, что означает, что промах помог прибыли, и U означает неблагоприятный, что означает, что он повредил прибыли. Правило на одном дыхании: по статьям доходов превышение бюджета — F. По строкам затрат превышение бюджета — U.

Некоторые магазины меняют формулу на бюджет минус фактические расходы, так что положительный результат всегда означает благоприятный с точки зрения затрат. Это работает до тех пор, пока кто-нибудь не объединит две книги с противоположными соглашениями. Этикетка П/У выдерживает обе конвенции, и именно поэтому она существует. Напишите формулу, которую вы использовали, в комментарии к ячейке или примечании к заголовку и независимо от этого пометьте Ф/У.

2. Обработанный стол с маркировкой F и U.

Вот кафедра. Две строки доходов, шесть строк затрат. Отклонение — это фактическое значение минус бюджет, процент — это отклонение, разделенное на бюджет, а в столбце П/У применяется правило из первого раздела.

Проверьте одну строку вручную, чтобы доверять остальным. Подрядчики: 31 800 минус 20 000 — это больше 11 800, а 11 800 разделить на 20 000 — 0,59, что составляет 59,0%. Это линия затрат, превышающая бюджет, поэтому U.

Итоги: доход составил 316 600 долларов США при бюджете в 310 000 долларов США, что благоприятно на 6 600 долларов США. Затраты составили 217 850 долларов против 200 800 долларов, что меньше 17 050 долларов. В целом департамент планировал внести 109 200 долларов США, а фактически внес 98 750 долларов США, что на 10 450 долларов меньше плана.

Прежде чем двигаться дальше, скажите своими словами, почему один и тот же знак «плюс» образовал букву «F» в первой строке и букву «U» в третьей строке. Если можно так выразиться, остальная часть этой страницы — это бухгалтерия.

3. Процентная дисперсия и две ее ловушки

Перед пояснением: в таблице выше «Путешествия» отключены на 96,7%, а «Зарплаты» — на 2,5%. Какой из них стоит компании больше денег?

Процентное отклонение — это отклонение, деленное на бюджет. Он отвечает на вопрос: «насколько далеко от плана находилась эта линия по отношению к ее собственному размеру» и делает линии разных размеров сопоставимыми. Он также имеет два надежных режима отказа.

Ловушка первая: нулевой или крошечный бюджет делает процент бессмысленным. Разделите бюджет на ноль, и в формуле возникнут ошибки или, что еще хуже, кто-то жестко запрограммирует ее, чтобы показать число. Разделите на крошечный бюджет, и вы получите гигантский процент от карманных расходов: канцелярские товары здесь израсходованы на 43,8%, а вся недоплата составляет 350 долларов. Процент с маленьким знаменателем – это громкий шум по поводу мелочи.

Ловушка вторая: проценты и доллары ранжируют строки в разном порядке, а процентный порядок — неправильный. Заработная плата снижается всего на 2,5%, это второй по величине процент среди промахов, однако эти 2,5% составляют 3500 долларов, что в десять раз превышает сумму пропажи канцелярских товаров. Деньги тратятся в долларах, а не в процентах. Итак, рабочая привычка такая: ранжируйте по долларам, отмечайте по процентам. Долларовый ордер сообщает вам, куда пошли деньги. Флаг процента показывает, какие линии больше всего отклонились от своего плана, и это скорее контрольный вопрос, чем вопрос денег. Оба стоит знать. Только один решает, что исследовать в первую очередь.

В этой таблице, в абсолютном выражении в долларах, указано: Доход от продукции +12 400 Е, Подрядчики +11 800 Е, Доход от услуг -5 800 Е, Заработная плата +3 500 Е, Командировки +2 900 Е, затем все, что меньше тысячи. Подрядчики - это история. Это второе место в долларах и второе в процентах, единственная линия, которая является громкой по обоим показателям.

4. Прежде чем читать, установите минимальный уровень существенности

Прежде чем объяснить: насколько большим должно быть отклонение, прежде чем вы произнесете его название на обзорном совещании? Если у вас нет номера, таблица решает за вас.

Минимальный уровень существенности — это порог, который вы устанавливаете перед чтением таблицы: ниже этого количества долларов или ниже этого процента отклонение является шумом и не получает эфирного времени. Привычка, которая имеет значение, — это слово «раньше». Сначала определитесь с полом, а потом читайте. Если вы прочтете первыми, интересные на вид строки сместят ваш этаж туда, где они находятся, и каждый месяц пол будет разным.

Обычная форма представляет собой тест, состоящий из двух частей: помечайте линию только в том случае, если она отклоняется более чем на один доллар И более чем на процент. Для этого отдела 2000 долларов и 5% будут обозначать подрядчиков, доходы от услуг и командировки, в то же время позволяя зарплатам считаться допустимыми и полностью замалчивая канцелярские товары. Правильные ли это минимальные значения — это суждение об этом отделе, а не арифметика, а сам нижний предел должен основываться на данных, а не на вкусе. Выбор порогов из данных это полный метод: выберите его, запишите причину и проверьте, сохраняется ли чтение при ближайшем выборе.

Запишите слово в рабочую тетрадь, чтобы читатели могли его увидеть. «Строки в пределах 2000 долларов и 5% от плана не обсуждаются» — это одно предложение, и оно превращает ваше молчание по поводу небольших споров из упущения в политику.

5. Создайте его в Excel с помощью SUMIFS.

Перед пояснением: ваши фактические данные поступают в виде сотен отдельных транзакций, а ваш бюджет состоит из восьми аккуратных строк. Что должно произойти с транзакциями, прежде чем они смогут оказаться в одном столе?

Их необходимо суммировать по строкам. Вот и вся сборка: таблица бюджета предоставляет строки, а SUMIFS извлекает фактическую сумму каждой строки из стопки транзакций. SUMIFS добавляет один столбец, если другой столбец соответствует условию, а Руководство СУМИФС подробно описывает саму функцию.

Настройте две таблицы Эксель. Один по имени Actuals с необработанными транзакциями, столбцы Строка, Месяц, Сумма. Один по имени Report со столбцами «Строка», «Тип», «Бюджет» и формулами. Затем в таблице отчета:

Actual      =SUMIFS(Actuals[Amount], Actuals[Line], [@Line])
Variance    =[@Actual]-[@Budget]
Variance %  =IF([@Budget]=0, "", [@Variance]/[@Budget])
F/U         =IF([@Type]="Revenue",
               IF([@Variance]>=0, "F", "U"),
               IF([@Variance]>0, "U", "F"))

тот IF([@Budget]=0, "") оболочка — это ловушка номер один из третьего раздела, обрабатываемая во время сборки: строка без бюджета показывает пустой процент вместо ошибки или поддельного числа. Формула П/У представляет собой механическое правило знаков, поэтому столбец вердиктов никогда не может противоречить соглашению.

Проверьте оборудование один раз с помощью строки, которую вы можете добавить в уме. Фактические данные Подрядчика в этом примере представляют собой три ежемесячных счета: 9 800 плюс 10 400 плюс 11 600, что составляет 31 800, то есть именно то, что возвращает SUMIFS и что показывает обработанная таблица. Зарплата 47 800 плюс 47 800 плюс 47 900, то есть 143 500. Одна ручная проверка каждой сборки выявляет неправильно указанный диапазон, а неправильно указанный диапазон является наиболее распространенной причиной неправильного отчета об отклонениях.

Представьте себе, что эта сборка выполняется на основе транзакций вашего центра затрат. Какую строку вы бы проверили вручную, и знаете ли вы уже месяц, в котором SUMIFS вас удивит? Это подозрение стоит преследовать; обычно это несоответствие имен между метками транзакций и строками бюджета.

6. Полное до и после

Те же восемь строк, те же числа, две таблицы.

До

Бюджет, факт, отклонение. Сортировка по процентам, без П/У, без пола. Путешествия возглавляют таблицу с 96,7%, канцелярские товары занимают второе место с 43,8%, а взгляд читателя тратит первые десять секунд на совокупные промахи на сумму 3250 долларов. Заработная плата, которая ниже, чем обе эти суммы вместе взятые, находится на шестом месте из восьми. А директор, просматривающий столбец отклонений, видит +12 400 и +11 800 как одни и те же числа, когда один увеличил бизнес, а другой сорвал план вдвое.

после

Сортировка по абсолютным значениям в долларах, вердикт указан в каждой строке, а столбец с флажком соответствует указанному минимальному значению: скидка более 2000 долларов США и более 5%. Та же информация теперь читается в порядке перемещения денег. Подрядчики сразу же всплывают на поверхность, как только возникает проблема, доходы от продукции компенсируют хорошие новости, а канцелярские товары падают на дно, где и должны быть 350 долларов, все еще видимые, уже не кричащие.

7. Представьте это: обход дисперсии и утверждение из одного предложения.

До пояснения: у вашего режиссера тридцать секунд. Какое одно предложение заслуживает эта таблица?

Сначала прогулка, потому что именно так финансовая аудитория ожидает пройти путь от плана к результату. Обход отклонений начинается с запланированной суммы, добавляет или вычитает самые большие отклонения в порядке размера и приводит точно к фактическому значению. В одном абзаце о походе этого отдела: мы планировали внести 109 200 долларов; доход от продукции увеличился на 12 400; перерасход средств подрядчика вернул 11 800; дефицит услуг потребовал еще 5800 человек; жалование, проезд и мелкие расходы принесли нам еще 5250; и мы получили 98 750 долларов. Каждый шаг представляет собой помеченную причину, точная сумма шагов и представлена ​​в виде диаграммы в этом абзаце. представляет собой водопад: плавающие полосы, переходящие от столбца бюджета вниз или вверх к фактическому столбцу.

Потом претензия. Отчет об отклонениях состоит не из восьми строк; это одно предложение с числом, подкрепленное восемью строками: «Мы пропустили план на 10 450 долларов, и движущей силой являются расходы подрядчика на уровне 159% бюджета». Это утверждение, на основании которого кто-то может действовать, подвергать сомнению или владеть им. Отправка одной только таблицы заставляет читателя выполнить анализ, который вас просили, а разница между строками доставки и доставкой претензии является предметом всей статьи. Отчет против анализа.

8. Крайние случаи, которые меняют смысл в реальных отчетах

Перед пояснением: статья расходов на 40% ниже бюджета. Формула П/У делает это благоприятным. Назовите причину, по которой это может быть худшая новость в таблице.

Недорасходы не являются автоматически хорошими. Найм персонала, который вы заложили в бюджет, но не выполнили, техническое обслуживание, которое было отложено, кампания, которая так и не была начата: все это отмечено буквой F, и каждое из них может быть планом, который не осуществился. F и U описывают влияние на прибыль этого периода, не более того. Рассматривайте большие благоприятные отклонения затрат с таким же подозрением, как и большие неблагоприятные.

Тайминг маскируется под производительность. Счет-фактура, сместившийся с июня на июль, делает июнь благоприятным, а июль неблагоприятным, и то и другое является иллюзией. Прежде чем увеличивать отклонения за один месяц, проверьте столбец за текущий год; Временной шум здесь подавляется, в то время как реальный дрейф накапливается.

Конвенция меняется между магазинами. Здесь фактический минус бюджет; бюджет минус фактический где-либо еще, так что положительный означает благоприятный везде. Ни то, ни другое не является неправильным. Книга, в которой не указано, какую из них она использует, является неправильной. Одна заметка в заголовке исправит это навсегда.

Внутри итогов скрываются смешанные знаки. Две строки доходов в сумме составляют +6600 F, что спокойно скрывает дефицит услуг в размере 5800 долларов. Каждый промежуточный итог, который вы представляете, должен открываться обратно в свои строки, потому что кто-то на собрании спросит об этом, и потому что итоговое число действительно скрывает букву U.

Для линий с нулевым бюджетом нужны слова, а не проценты. Расходы, которые вообще не имели бюджетной статьи, — это совсем другое дело, чем перерасход, и они заслуживают предложения («4000 долларов США не предусмотренных в бюджете судебных издержек»), а не пробела или ошибки в столбце процентов.